Política de Privacidade e Proteção de Dados

1. Quem somos e escopo

A plataforma H2E Mail é um serviço de hospedagem de correio eletrônico e infraestrutura de comunicação operado pela HM&C Soluções de TI, sediada no Brasil. Esta Política de Privacidade estabelece os princípios e compromissos relativos ao tratamento de dados pessoais, em estrita observância à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 - LGPD).

2. Papéis na LGPD: Controlador vs. Operador

Para assegurar a correta aplicação das bases legais, distinguem-se duas posições:

• H2E Mail como Controladora: atuamos como controladores exclusivamente em relação aos dados cadastrais e de faturamento dos clientes assinantes (tais como nome, e-mail de contato do responsável, telefone, CPF/CNPJ e endereço de faturamento), necessários para a execução do contrato de prestação de serviços e cumprimento de obrigações fiscais.
• H2E Mail como Operadora: em relação ao conteúdo das caixas de correio eletrônico, anexos e comunicações trafegadas sob o domínio do cliente, o cliente é o Controlador dos dados, e a H2E Mail atua estritamente como Operadora de infraestrutura, processando e armazenando dados sob as instruções do cliente.

3. Dados coletados e finalidades

Tratamos as seguintes categorias de dados para finalidades específicas:

• Dados de Cadastro e Cobrança: utilizados para autenticação, gestão da assinatura, suporte técnico e cobrança através de processador de pagamento regulado (Asaas).
• Registros de Conexão e Metadados Técnicos: endereços IP de origem, portas de conexão, data, hora e logs de tráfego SMTP/IMAP/POP3, mantidos para fins de segurança da informação, combate a fraudes e em cumprimento ao art. 15 da Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet), que determina a guarda obrigatória de registros de conexão pelo prazo de 6 meses.
• Módulo de Varredura LGPD (Opcional): quando ativado pelo cliente, o sistema analisa automaticamente o tráfego em busca de padrões de dados sensíveis (como números de CPF e cartões) com a finalidade exclusiva de emitir alertas configurados pelo administrador corporativo.

4. Retenção e Descarte de Mensagens

O H2E Mail adota políticas claras e automatizadas de retenção:

• Mensagens ativas: armazenadas enquanto durar a assinatura do plano contratado.
• Mensagens excluídas (Retenção do Plano): mensagens apagadas pelos usuários permanecem arquivadas com segurança no sistema de retenção durante o período correspondente ao plano adquirido (3 meses no plano Essencial, 1 ano no Profissional e 2 anos no Avançado). Expirado o prazo contratual, os dados são eliminados de forma definitiva e irrecuperável.
• Cancelamento de Conta: após a solicitação de encerramento da conta, os dados da caixa postal permanecem disponíveis para exportação pelo cliente pelo prazo de até 30 dias, findo o qual são sumariamente expurgados dos servidores de produção.

5. Medidas de Segurança da Informação

Empregamos salvaguardas técnicas e organizacionais proporcionais ao risco, incluindo:

• Criptografia de ponta no trânsito das mensagens via TLS 1.3/TLS 1.2;
• Autenticação de remetente com suporte obrigatório a SPF, DKIM e DMARC;
• Criptografia de armazenamento em repouso e discos com redundância RAID/NVMe;
• Rotinas diárias e automáticas de backup com isolamento lógico;
• Políticas estritas de controle de acesso interno.

6. Direitos dos Titulares de Dados

Nos termos do artigo 18 da LGPD, os titulares de dados pessoais podem solicitar a qualquer momento: confirmação do tratamento, acesso aos dados, correção de dados incompletos ou inexatos, anonimização ou eliminação de dados desnecessários, e revogação de consentimentos.

7. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)

Para exercer seus direitos, esclarecer dúvidas sobre esta política ou relatar incidentes de privacidade, entre em contato diretamente com o nosso Encarregado de Proteção de Dados: